Telefondienst auslagern spart Kosten

Telefondienst-Outsourcing liegt im Trend: Immer mehr Unternehmen beauftragen spezialisierte Dienstleister für einzelne Leistungen oder Unternehmensbereiche, um effizient zu bleiben. Gerade für einen modernen und professionellen Kundenservice ist Outsourcing eine ideale Lösung. Durch einen externen Telefondienst lassen sich die Kosten senken – während Reaktionsgeschwindigkeit, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit steigen.

Ein kundenfreundlicher Telefondienst ist ein zentraler Schlüsselfaktor für den Geschäftserfolg. Zunehmender Kostendruck, wachsende technologische Anforderungen und immer komplexere Kundenwünsche stellen Unternehmen jeglicher Größe laufend vor neue Herausforderungen. Die Flughöhe ist in vielen Branchen hoch: Im Wettbewerb zählt Geschwindigkeit bei exzellenter Qualität. Doch alle Leistungen intern zu realisieren, ist für Unternehmen häufig nicht der effizienteste Weg, um am Ball zu bleiben und die eigenen Wachstumsziele profitabel zu verfolgen. Gerade der Telefondienst wird im Rahmen einer Outsourcing-Strategie immer öfter gewinnbringend extern abgewickelt.

Denn zugleich wächst das Angebot an spezialisierten externen Dienstleistern, die mit einzelnen Leistungen aktiv unterstützen oder die Aufgaben eines ganzen Unternehmensbereichs übernehmen und so eine spürbare Entlastung in kleinen und großen Unternehmen bewirken.

Kundenservice-Outsourcing reduziert den Druck

Unternehmen, die den Kundenservice auslagern, können sich besser auf das Kerngeschäft konzentrieren und jene Leistungen, die extern umgesetzt werden können, günstig zukaufen. Strategien für das Sekretariat-Outsourcing werden immer beliebter und rentieren sich vor allem für

• ressourcenintensive Unternehmensbereiche
• mit einem zunehmenden Bedarf an Know-how
• und optimierbaren Prozessen.

Ein professioneller Telefondienst erfordert umfangreiche personelle Ressourcen sowie eine komplexe Personalplanung, geschulte Mitarbeiter und ein hohes Ausmaß an Flexibilität, das vielfach nicht intern abgebildet werden kann. Daher ist die Anrufannahme ein perfekt geeigneter Geschäftsbereich für Unternehmen, die ihren Kundendienst outsourcen möchten. Das Auslagern ist eine ideale Strategie für ein modernes Customer Management, um durch externe Expertise optimale Kundenerlebnisse zu schaffen und gleichzeitig die Kostenstruktur zu verbessern.

Telefondienst auslagern: 9 zentrale Vorteile

Ein externer Telefondienst kümmert sich je nach Vereinbarung rund um die Uhr oder im Anlassfall um die Anrufannahme im Namen des Unternehmens und verbessert dadurch die Erreichbarkeit und den Kundenservice. Darüber hinaus bringt das Auslagern direkte wirtschaftliche Vorteile für das Unternehmen:

• Geringere Kosten: Ein externer Telefondienst arbeitet zum Fixpreis in wählbaren Preispaketen. Interner Personalaufwand, Personalplanung, Schulungskosten und Leerzeiten für bereitgestelltes Personal entfallen.
• Skalierbarkeit: Ob ein Preispaket mit Kosten pro Anruf oder einem monatlichen Fixpreis die ideale Alternative ist, richtet sich nach den individuellen Unternehmensvoraussetzungen. Mehr Anrufe in der externen Telefonzentrale und damit verbunden – bei einem entsprechenden Preispaket – höhere Kosten sind jedenfalls in der Regel gleichbedeutend mit einer höheren Zahl an Interessenten, mehr Geschäft und folglich mehr Umsatz. Denn es ist sichergestellt, dass jeder einzelne Anruf professionell und kundenfreundlich beantwortet wird.
• Mehr Flexibilität: Der Telefondienst kann dauerhaft während festgelegter Zeiten aktiv sein oder jederzeit auf Knopfdruck aktiviert werden, wenn die angerufene Person gerade nicht selbst einen Anruf annehmen kann.
• Schnellere Reaktionsfähigkeit: Das Auslagern ermöglicht die Reaktion in Echtzeit auf jeden einzelnen Anruf – während und außerhalb der Geschäftszeiten, bei Meetings, Geschäftsreisezeiten, an Feiertagen und am Wochenende.
• Effizienz: Während die spezifisch geschulten Experten sich zuverlässig um den Telefondienst kümmern, konzentrieren sich die Unternehmenskräfte auf das Kerngeschäft, können ihre Arbeitsprozesse ohne Ablenkung beschleunigen und den Umsatz wachsen lassen.
• Krisensichere Qualität: Das Auslagern des Telefondienstes garantiert eine konstant hervorragende Kommunikationsqualität gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.
• Fehlerminimierung: Das Kundenservice-Outsourcing an professionelle Fachkräfte, die sich exakt an Unternehmensvorgaben zur Gesprächsführung halten, führt zur Vermeidung von Fehlern in der Kommunikation.
• Qualitätsverbesserung: Jeder an Experten ausgelagerte Unternehmensbereich führt zu einer zunehmenden Professionalisierung des Unternehmens und wird intern wie auch im Außen als Qualitätsgewinn wahrgenommen.
• Wettbewerbsvorteil: Die freiwerdenden internen Ressourcen sowie die Professionalisierung des telefonischen Kundenservice bewirken gleichermaßen einen Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen.
  
  

Wie funktioniert das Outsourcing der Telefonzentrale?

offinea bietet mit seiner digitalen App-Lösung einen modernen Telefondienst im Self-Service-Modus und entspricht damit dem aktuellen Trend zur Serviceoptimierung. Für die Kunden bedeutet das eine mühelose Umstellung auf bequeme und einfache digitale Kommunikationsprozesse.

Das Einrichten des externen Telefondienstes erfolgt in 4 einfachen Schritten:

1. Anweisungen eingeben: In der benutzerfreundlichen App hinterlegen Sie als Kunde Anweisungen und Vorgaben für den Telefonkontakt im Namen Ihres Unternehmens.
2. Rufweiterleitung: Wenn Sie in einem Meeting oder außer Haus sind oder einfach ungestört arbeiten möchten, leiten Sie Ihr Telefon zu offinea um.
3. Ein Anruf geht ein: Das offinea Telefonsekretariat nimmt das Gespräch an und kommuniziert mit jedem Anrufer genau nach Ihren Vorgaben.
4. Information in Echtzeit: Sie erhalten eine Gesprächsnotiz via E-Mail und SMS.

Das Auslagern des Telefondienstes lohnt sich für Unternehmen jeder Größe – vom Start-Up oder Einzelunternehmer bis zu großen Unternehmen mit einem hohen Anrufaufkommen. offinea ist Ihr vertrauensvoller und verlässlicher Partner für die optimale Unterstützung in Ihrem täglichen Geschäft. Wir agieren modern, digital und kundenorientiert.